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Tipps für mehr Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz zur Steigerung der Work-Life-Balance

Tipps für mehr Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz zur Steigerung der Work-Life-Balance
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Work-Life-Balance. Was für ein Drei-Wort-Satz! Hier steckt unser aller Leben drin und zwar jede Stunde der 24 die wir pro Tag haben. Wir haben 24 Stunden, in denen wir, neben der Erholungsphase (Schlaf), versuchen müssen unser Leben so zu strukturieren, dass wir glücklich sind. Wir müssen eine Balance finden zwischen dem was wir tun wollen (Qualitätszeit) und dem was wir tun müssen (Arbeitszeit).

work life balance zeit ring

Die Aufteilung meiner 24 Stunden

 

“There is nothing so useless as doing efficiently that
which should not be done at all.”

Peter Drucker

Meine familiäre Situation zwingt mich umzudenken

Meine Freundin und ich arbeiten beide 100%, unser Sohn geht in die Kita, 5 Tage die Woche.  Ich kümmere mich um das Bringen und Abholen, was mich dazu zwingt Arbeitszeit und Qualitätszeit besser zu verzahnen.

Für mich also umso wichtiger meinen Arbeitsalltag gut zu strukturieren, damit ich am Ende des Tages das Gefühl habe meinen Job effizient und produktiv erledigt zu haben um mich danach vollends auf die Familie konzentrieren zu können, ohne dass mich noch unerledigte Aufgaben im Kopf begleiten.

Ich habe viele Beiträge über die Strukturierung der Arbeitszeit gelesen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Folgende Learnings konnte ich daraus ziehen und mir mitlerweile feste routinelle Abläufe in meinen Arbeitsalltag installieren, die mir dabei helfen.

Am Morgen

1. Emails checken

Entgegen dem Ratschlag aus Julie Morgensterns Buch  „Never check Emails in the Mornig“ nutze ich die 30 Minuten Zugfahrt für das Schreiben und Beantworten von Emails. Morgensterns Empfehlung begründet Sie damit, dass unser Fokus vereinnahmt wird und uns in einen fremdgesteuerten Modus katapultiert, in dem die Prioritäten anderer im Mittelpunkt stehen.

Für mich ist hier vor allem die räumliche Trennung ausschlaggebend, im Zug heisst für mich noch nicht im Büro. Ich vermeide somit mich, im Büro angekommen, mit den Bedürfnissen anderer zu beschäftigen und erledige dies wenn ich eh nichts anderes zu tun haben.

Ich lasse Emails bewusst liegen und beschäftige mich mit diesen erst auf der Hin-, oder Rückfahrt im Zug, dass gibt mir die Möglichkeit mich während der Bürozeit vollends auf meine Dinge zu konzentrieren und Fokus zu halten.

 2. Checkliste machen

Ich treffe um 8:40 im Büro ein.

Nach dem Tipp von Ron Friedman in seinem Artikel „How to spend the first 10 minutes of your day“ in der Harvard Business Review, ist diese Liste mein „Mise en place.“

Wie ein Koch sich am morgen auch vorbereiten muss, wissen muss wieviel er von welchen Zutaten benötigt, welche Utensilien er braucht etc.,  mache ich mir eine Liste bzw. vervollständige die Punkte vom Vorabend, mit Dingen die ich zu erledigen habe, wessen Hilfe ich dafür benötige und mit wem ich sprechen muss. Diese Liste beinhaltet alle Aufgaben, die ich in der Zeit von 8.40 – 17:00 Uhr bewerkstelligen kann.

Diese Aufgaben ordne ich nach Aufmerksamkeitsintensität. Die Aufgaben die am meisten Brain Power oder die grösste Betreuung benötigen erledige ich zu aller erst, die Aufgaben die weniger bedürfen zum Schluss.

Wichtig ist dass diese Punkte beim verlassen des Büros entweder komplett abgehakt werden , oder aber zur Liste des nächsten Tages hinzugefügt werden. Nur so hat man wirklich das Gefühl etwas geschafft und nichts vergessen zu haben.

Die dicken Frösche zum Frühstück

Die grossen Entscheidungen oder die intensivsten Projekte gehe ich als aller erstes an. Dies geht zurück auf Brian Tracys Buch „Küss den Frosch“. Im Grunde geht es hier um Ueberwindung,  den Tag  mit der schwierigsten Aufgabe zu beginnen und diszipliniert zu Ende zu bringen.

Andererseits spielt es uns auch mental zu.  Direkt am Morgen ist der Kopf noch frei und wir haben am meisten Energie. Energie die man für die herausfordernsten und grössten Brocken benötigt.

Am Mittag

2.2 Lunch

Die Mittagspause ist enorm wichtig. Dies ist die einzige Pause die wir während der Arbeitszeit haben und nutzen sollte und zwar in Abwesenheit unseres Bildschirms, besser noch ausserhalb des Büros. Dies hat meiner Erfahrung nach enorme Auswirkung auf die Produktivität am Nachmittag.

Wir bei ricardo haben dass Glück gegenüber unseres Büros ein Fitnessstudio der Stadt Zug für kleines Geld nutzen zu dürfen. Ich verbringe dort meistens die Dienstage und Donnerstage. Dies hilft mir während des Arbeitstages raus zu kommen und eine Stunde an etwas anderes zu denken und schenkt mir so neue Energie für den Nachmittag.  Mittwochs hilft mir auch ein Lauf am Zuger See.

Welch andere Möglichkeiten es gibt, hat Jaqueline Smith in einem Forbes Artikel zusammengefasst

Am Abend

Die kleine Frösche zum Abend

Wie bereits auf meiner Checkliste angeordnet, kommen die grossen Frösche zuerst, die kleinsten zum Schluss. Zum Feierabend hin widme ich mich somit nur kleineren Task, die nicht viel Aufmerksamkeitsintensität benötigen.

Die letzten 10 Minuten im Büro

Ich verbringe die letzen 10 Minuten damit, unvollständige Tasks meiner Liste bereits auf die Liste für den nächsten Morgen zu setzen. Ausserdem nutze ich die Zeit mir vorab schon einmal Skizzen zu machen, welche Aufgaben am nächsten Tag definitiv mit auf die Liste gehören.

Wir haben es selber in der Hand und können auch unseren letzten 10 Minuten nutzen um sich strategische Gedanken über den nächsten Tag zu machen. Mir persönlich gibt es das Gefühl a. meine Aufgaben geschafft zu haben und b. den nächsten Tag vorgeplant zu haben, was mir dabei hilft, das Büro hinter mir zu lassen und mich gedanklich meiner Famile bzw. meinen Sohn zu widmen.

Laut einem Artikel im Forbes sind die letzten 10 Minuten genauso wichtig wie die ersten 10 Minuten. Wie Du das Office verlässt hat laut Buchautorin Lynn Taylor (TOT – Tame your terrible office tyrant) signifikante Auswirkung auf  deine Laune die du hast wenn du nach Hause kommst und Deiner Familie entgegentrittst.

 

Tipps um Fokus zu halten

Desktop Benachrichtigung im Outlook ausblenden

Ich kenne viele Kollegen, die wie getrieben Emails beantworten, sobald diese Eintreffen. Ich finde es gibt nichts ablenkbares als das Aufpoppen der Desktop Nachricht von Outlook. Dies benachrichtigt einen sobald eine neue Besprechungsanfrage oder Email eingeht. Um Fokus zu halten, habe ich diese ausgeschaltet. Wie liest Du hier 

Desktopbenachrichtigung in Outlook deaktiveiern

Desktopbenachrichtigung in Outlook deaktiveren.

Chatstatus auf „Nicht stören“ stellen

Wir bei ricardo benutzen Microsoft Lync als internes Kommunikationstool. Die meisten die ich kenne nutzen Skype. Bei beiden gibt es die Möglichkeit seinen Status auf „Do not disturb“ zu setzen. Mir hilft es wirklich Fokus zu halten und nicht von Anfragen (Die in meinem Fall meist lustige Youtube Videos von Kollegen beinhalten) abgelenkt wird.

 

Microsoft Lync auf nicht stören setzen

Microsoft Lync auf nicht stören setzen

Tapetenwechsel

Ich habe die Erfahrungen gemacht dass, der Arbeitsplatzwechsel manchmal wahre Wunder in der Effizienz bewirken kann.  So setze ich mich bei Konzentrationsintensiven Dingen gerne alleine in ein Meetingraum oder verbringe Zeit an verschiedenen Orten in unserer Firma, wie z.B. die Cafeteria.

Spotify nutzen

Ich liebe Spotify und kann nur jedem raten sich einen Pro Account zuzulegen. Bei Fliessbandarbeiten mit Excel oder dem zusammenbasteln von Dashboards ist Musik manchmal, neben dem Ergebnis, die einzige Motivation überhaupt zu arbeiten!!!!

Fazit

Mich haben diese routinellen Änderung im Arbeitsalltag enormen Einfluss auf meine Produktivität und Effizienz genommen.

Habe ich damals mehr Zeit im Büro verbracht, war ich wesentlich unproduktiver, mit der Länge des Tages sank die Konzentration und die Motivation. Für mich ein Beweis dafür dass man nicht immer lange arbeiten muss, wenn man seinen Arbeitstag gut strukturiert.

Jetzt arbeite ich bewusster und zielgerichteter und schaffe wesentlich mehr weg. Dadurch habe ich das Gefühl der Kontrolle über meine Aufgaben und Arbeit zu haben. Dies wiederum hilft mir meinen Arbeitstag zufrieden abzuschliessen und guten Gedankens das Büro zu verlassen, was den mentalen Switch zu meiner Familie positiv beeinflusst und mir hilft, auch gedanklich, meine Arbeitszeit von Qualitätszeit zu trennen. Work-Life-Balance olè!

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Björn Beth

Head of SEO bei ricardo.ch AG
Vater von Superman & Batman! Head of SEO im Medienhaus Ringier AG. Ausserdem auf www.hackenteer.com unterwegs. Norddeutscher mit Herz für St.Pauli und allem was dazugehört!