in Management

6 Regeln für produktivere Meetings

Wack oder Top?

Meetings verbessernMeetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, schlecht strukturiert und ohne vorherig angekündigte Agenda ein zäher Brocken, der einem manchmal das Gefühl gibt wertvolle Zeit zu verschwenden, gut strukturiert, geführt und mit klarem Ziel sehr effektiv und sinnvoll.

Meine sechs Regeln für erfolgreiches und produktives meeten:

1. Einladung mit klarer Agenda

Ich verschicke Meetingeinladungen mit einem kurzen Einführungssatz , der beschreibt worum es geht, liste die Agendapunkte auf und schliesse mit einem zu erwartetem Outcome ab.

So weiss jeder Teilnehmer , was er ggf. vorbereiten muss und worauf das Meeting am Ende abzielt.

Dies vermeidet dass Teilnehmer absagen weil sie nicht wissen warum sie hingehen sollten (kommt vor) und  stellt sicher, dass das Meeting anhand der Agenda Punkte klar strukturiert ist und für jeden der Teilnehmer der Sinn und Zweck des Meetings klar und verständlich ist, vor und während des Meetings.

2. Meeting On-Time beginnen

Meetings haben einen klaren Zeitpunkt an denen Sie beginnen und dort sollten sie auch starten.

Für mich ein No-Go wenn Teilnehmer a) zu spät kommen oder b) gar nicht kommen weil sie es verpeilt haben.

Wer später kommen muss, gibt vorher Bescheid, so weiss jeder was los ist. Wer Meetings chronisch verpeilt sollte sich fragen warum er überhaupt noch zusagt. Unprofessionell ist es in jedem Fall.

Man darf nie vergessen dass man die Zeit aller Teilnehmer verschwendet, nicht nur  wenn man als Meetingverantwortlicher schlecht vorbereitet ist, sondern auch wenn man andere (ungewiss) warten lässt.

3. Keine Laptops, Tablets oder Handys nebenbei

In Team Meetings gilt bei mir die klare Regel:

Nur der Meetingverantwortliche hat einen offenen Laptop vor sich.

Alle anderen Teilnehmer schliessen Laptops und lassen die Handys in der Tasche.

So bekommt das Thema, sowie der Präsentierer die Aufmerksamkeit die von allen Teilnehmern benötigt wird und das Meeting kann Effizient durchgeführt werden.

Ist man zu einem Meeting eingeladen, hat dies einen Grund. Seine Meinung ist gefragt oder Entscheidungen haben in irgendeiner Form Impact auf das Thema desjenigen, sprich es sollte ihn interessieren.

Ich habe es schon erlebt dass während des Meetings Emails beantwortet, oder Handys gezückt werden. Wer etwas dringendes oder seiner Meinung nach Besseres zu erledigen hat, sagt das Meeting vorher ab.

4. Team Meetings im Wechsel

Mir als Manager ist es wichtig dass sich meine Mitarbeiter und Praktikanten alle mit den Zahlen und Themen eigenständig auseinandersetzen und sich dafür auch verantwortlich fühlen.

Aus diesem Grund laufen Team Meetings bei mir im Wechsel. Sprich jedes Mitglied ist im Wechsel für das Meeting verantwortlich. Dies heisst konkret er/sie setzt das Meeting auf, stellt die Slides (oder andere Medien) zusammen und besorgt die Zahlen.

Während des Meerings hat er/sie den Lead, moderiert und führt inhaltlich durch das Meeting.

Das Feedback meiner Leute ist sehr positiv bei dieser Methode. Sie fühlen sich ernst genommen, vor allem die Praktikanten sehen sich dadurch als festen Bestandteil des Teams und lernen nebenbei Zahlen zu interpretieren und vor Leuten in einem Arbeitsumfeld zu sprechen und präsentieren.

5. Meetings On-Time beenden

Meetings haben ein vorab definierten Zeitraum. Dieser Zeitraum sollte unbedingt eingehalten werden. Dies hilft auch während des Meetings nicht abzuschweifen, oder sich an Details festzuklammern.

6. Follow Up Mail

Eine Follow Up Email, die in Stichpunkten die Beschlüsse des Meetings zusammenfasst und jedem an seine Verantwortlichkeit erinnert.

Meiner Erfahrung nach kann man auch so erste Missverständnisse ausfiltern.

Gerade in multikulturellen Teams wichtig wo Meetingsprache englisch und für viele nicht die Muttersprache ist.

So ist festgestellt das jeder auch nach dem Meeting weiss was zu tun ist. Für mich als Meetingverantwortlicher auch kopfmässig ein guter (Zwischen-) abschluss

Man sollte halt nie vergessen wofür Meetings da sind:

Ein Meeting ist ein Teamevent, das darauf abzielen sollte, gemeinsam etwas zu besprechen, Beschlüsse zu fassen um Projekte, durch Austausch und Entscheidungenvoranzubringen.